Admin-Konfiguration
Aufbewahrungsrichtlinie
Die Aufbewahrungsrichtlinie definiert den Zeitraum, für den die Daten im Archiv aufbewahrt werden sollen. Die Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinie erfolgt durch den Admin oder einen Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen.
Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel „Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinie“.
Benutzerrolle und Berechtigungen für die Datenarchivierung
Weitere Informationen zu Benutzerrollen und Berechtigungen finden Sie in diesem Artikel.
Schritte zur Datenarchivierung
Die Option zum Archivieren eines Bewohnerdatensatzes ist wie unten dargestellt.
Wählen Sie die entsprechende Aufbewahrungsrichtlinie aus, geben Sie optional einen Grund an und bestätigen Sie diese Aktion mit Ihren Anmeldeinformationen.
Sobald ein Datensatz archiviert ist, erscheint unter dem Namen die Bezeichnung „Archiviert“.
In der Bewohnerliste zeigt die gelbe Statusfarbe an, dass sich der Bewohnerdatensatz im Archiv befindet.
Um mehrere Datensätze gleichzeitig zu archivieren, gehen Sie zur Listenansicht, wählen Sie die Bewohner aus und klicken Sie auf Archivieren.
Archivierte Bewohner anzeigen
Bewohnerliste mit Filter
In der Bewohnerliste können Sie den Standardfilter verwenden, um die archivierten Bewohner anzuzeigen, wie unten gezeigt.
Archivierte Bewohnerliste
Die Archivliste unterscheidet sich von der Bewohnerliste (mit Filter), da sie archivierungsspezifische Informationen für jeden Datensatz anzeigt, d. h. Archiviert am Datum, Archiviert von, geltende Aufbewahrungsrichtlinie und Aufbewahrungsfrist, Archivierung bis Datum und Aufbewahrungsstatus.
Datensatz aus Archiv entfernen
Durch diese Aktion werden die Bewohnerdaten nicht gelöscht. Durch diese Aktion wird der Datensatz aus dem Archiv entfernt und der Status des Bewohners zurück auf „Aktiv“, „Inaktiv“ oder „Verstorben“ verschoben.
Gut zu wissen
Sobald ein Bewohnerdatensatz archiviert ist, sind Änderungen an den Daten nicht mehr zulässig. Wenn Änderungen erforderlich sind, sollte der Bewohnerdatensatz aus dem Archiv entfernt werden.
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