Die Aufbewahrungsrichtlinie definiert den Zeitraum, für den die Daten im Archiv aufbewahrt werden sollen. Auf die Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinie kann wie folgt auf der Seite „Konfigurationen“ zugegriffen werden:
Konfigurationen > Bewohner > Archiv > Aufbewahrungsrichtlinie
Erstellen Sie eine neue Aufbewahrungsrichtlinie, indem Sie ihr einen passenden Namen geben und auf Speichern klicken.
Wenn Sie mehr als eine Aufbewahrungsrichtlinie haben, können Sie konfigurieren, welche Richtlinie beim Archivieren von Daten die Standardrichtlinie sein soll, indem Sie das Standardfeld aktivieren. Beim Einschalten erscheint ein Popup, in dem Sie aufgefordert werden, diese Aktion zu bestätigen.
Definieren Sie anschliessend unter der Registerkarte „Aufbewahrungsdetails“ den Aufbewahrungszeitraum. Der Zeitraum kann in Tagen, Wochen oder Jahren definiert werden.
Definieren Sie als Nächstes unter der Registerkarte „Aufbewahrungsdetails“ Folgendes:
Aufbewahrungszeitraum – Dies ist der Zeitraum, für den der archivierte Datensatz aufbewahrt werden soll. Der Zeitraum kann in Tagen, Wochen oder Jahren definiert werden.
Benachrichtigung am Ablauftag – Aktivieren Sie diesen Schalter, um an dem Tag, an dem der archivierte Datensatz abläuft, eine Benachrichtigung an den Administrator zu senden.
Benachrichtigung vor Ablauf – Aktivieren Sie diesen Schalter, um eine bestimmte Anzahl von Tagen vor Ablauf des archivierten Datensatzes eine Benachrichtigung an den Administrator zu senden.
Löschen abgelaufener Datensätze – Archivierte Datensätze, die abgelaufen sind, können entweder manuell oder automatisch gelöscht werden. Das Löschen von Bewohnerdatensätzen ist ein dauerhafter Vorgang und gelöschte Datensätze können nicht wiederhergestellt werden. Wir empfehlen Ihnen, manuell auszuwählen, welche Datensätze Sie löschen möchten, sobald diese abgelaufen sind.
Auf der Registerkarte „Aufzeichnungen“ werden alle Bewohnerdatensätze angezeigt, die im Rahmen dieser Richtlinie archiviert werden, sowie deren jeweiliger Aufbewahrungsstatus, d. h. ob der Archivierungszeitraum aktiv oder abgelaufen ist.
Wir helfen Ihnen gerne weiter. Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
